運営CRM
運営管理者
今日見るべきこと
未対応、医師アサイン、契約、週次サマリーをまとめて確認します。
運用抜け漏れチェック
契約、LINE、週次、資料、継続、報酬、3トップ確認の残りをまとめます。
今日やること
担当者ごとに、今日見るべき顧客と作業をまとめます。
継続・解約フォロー
無料相談後、初週フォロー、継続提案、解約希望を見落とさないための一覧です。
確認中
継続・解約フォロー
無料相談後、初週フォロー、継続提案、解約希望を見落とさないための一覧です。
健康診断・資料確認
顧客がアップした資料や、依頼漏れになりやすい健康診断確認をまとめます。
確認中
健康診断・資料確認
顧客がアップした資料や、依頼漏れになりやすい健康診断確認をまとめます。
開始前に止まっている顧客
契約、支払い、医師、LINEのどこで止まっているかをまとめて確認します。
確認中
開始前に止まっている顧客
契約、支払い、医師、LINEのどこで止まっているかをまとめて確認します。
今日見る顧客
全件
対応履歴
次に見る人が最初に読むメモです。
今日のタスク
担当者が次にやることだけを表示します。
顧客一覧
すべての顧客をスプレッドシートのように並べ、ステータスと次の作業をざっくり確認します。
一覧
検索、ステータス、流入元で絞り込めます。連絡先やLINE IDは表示しません。
| 顧客 | 状態 | 同意 | 契約 | 支払い | 医師3名 | LINE | 開始OK | 次にやること | 操作 |
|---|
連携受信箱
LINE（グループ・申込みボット）、LPフォーム、パフォーマンスチェック、予約、契約、決済から来た情報をここで受け止めます。顧客台帳へ直接流し込む前の確認場所です。
受け皿のルール
外部連携はまず受信箱に入れ、確度と重要度を見てからCRMへ流します。
LINE（グループ・申込みボット）、LPフォーム、パフォーマンスチェック、予約、契約（クリックラップ／freeeサイン）、決済から来た情報を一箇所に集めます。
自信が低いもの、顧客状態を変えるもの、通知すべきものを人が見ます。
入力窓を増やさず、既存のタスク管理や要対応ボックスに送ります。
送信前確認一覧
作成は顧客別ページ（顧客契約）・医師プール（医師契約）から。ここでは準備状況の確認と、確認完了・締結反映などの操作ができます。
契約進行ボード
送信前確認、トップ確認、freeeサイン送信後の締結待ちをまとめて確認します。
LINE開始準備ボード
顧客招待前のコード発行、グループ連携、顧客招待、開始案内をまとめて確認します。
見込み客の取り込み
無料相談申込み、紹介、広告やメディア流入を、最初から顧客台帳に安全に載せます。
フォーム・LINE申込みボット・パフォーマンスチェックから来た申込みは、メール一致で既存顧客へ自動紐付けし、予約はお客様が空き枠から確定します。
紹介者、連絡可否、紹介報酬の対象かを確認してから無料相談へ進めます。
LP広告、AIMEDバナー、将来の医療機関紹介は流入元として保存し、報酬や分析に使います。
外部イベント
全文やIDを並べず、運用判断に必要な要約だけを表示します。
代理店管理
販売代理店ごとの紹介コード(パラメ付きURL)・件数・報酬条件を管理し、月末に支払明細書を出力します。
代理店を登録
登録すると紹介コード(AG-0001形式)が自動発行されます。報酬・税の条件は代理店ごとの契約に合わせて設定してください。
代理店一覧
クリック数は参考値です(パラメURLが開かれた回数)。紹介顧客数は申込時の自動判定+手動紐付けの合計です。
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お申し込み一覧
お申し込みフォームから届いた代理店のお申し込みです。内容を確認して「承認して登録する」を押すと、代理店として登録され紹介コードが発行されます（報酬条件はこのときに決めます）。記入内容に確認したい点があれば「内容確認をお願いする」で差し戻せます。
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代理店に渡す資料
契約が締結された代理店へ「資料3点セット」をメールで送るときに使うURLです。サービス説明資料は空欄のままで構いません(CRMが用意した代理店向けスライドが自動で使われます。社内用スライドと違い、発表者の台本は含まれません)。独自のPDFを配る場合のみURLを登録してください。
「ご紹介時のお願い」は必ず登録してください(これが無いと資料は送信できません)。紹介URLは代理店ごとに自動で作られるので登録不要です。
freeeサインの設定チェック
代理店契約書・医師の包括契約書をCRMのボタンから直接送るための設定です。まず Render に FREEE_SIGN_CLIENT_ID と FREEE_SIGN_CLIENT_SECRET の2つだけ設定して、下の「接続を確認する」を押してください。
次に「freeeサインと連携する」で、freeeサインの画面の［許可する］を1回だけ押していただきます(以後は自動更新されるので、この操作は初回だけです)。連携できると、残り4つのID(テンプレート・フォルダ・作成者・送信者)が一覧で出ます。
設定が揃っていなくても、freeeサインの画面で送って「送付済みにする」を押す運用はいつでも使えます。
「接続を確認する」を押すと、現在の設定状況が表示されます。
月次支払明細(入金確認ベース)
対象月を選んで候補を読み込み、その月に入金が確認できたお客様へチェックを入れてください。「毎月割合」の代理店は入金額も入力します。明細を作成すると報酬管理にも載ります。
対象月を選んで「候補を読み込む」を押してください。
設定
契約テンプレート・料金プラン・アラートの通知先(メール)など、運営の設定をまとめています。受信箱は「外から届いたものの確認」に専念します。
アラートの通知先
決済の入金・契約の締結・解約のお申し出・赤旗の可能性がある相談など、CRMからのお知らせが届くメールアドレスです(最大5件、カンマ区切り)。
以前はLINEに送っていましたが、お客様とのやり取りと同じ通数枠を使ってしまい、上限に達するとお知らせが黙って消えていたため、メールに変更しました。
今月のLINE配信数
お客様へのLINE送信(予約の確定・リマインドなど)に使える通数です。上限に達するとLINEでは送れなくなります(予約のお知らせはメールにも送っているため、メールをご登録のお客様には届きます)。プランはLINE Official Account Managerで変更できます。
「今すぐ確認」を押すと、今月の配信数を取得します。
二段階認証(セキュリティ)
認証アプリ(Google Authenticator等)の6桁コードで、ログインを二重に守ります。
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顧客案内テンプレート
顧客ページの「顧客案内テンプレート」に表示される文面を編集できます。{customer_name} などの差し込みタグは、表示時にお客様ごとの内容へ自動で置き換わります。編集してもいつでも既定の文面に戻せます。
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通知の使い分け
お客様への連絡はLINE、運営向けのお知らせはメールで届きます。
無料カウンセリングの申込みボット、予約の確定・リマインド、マイページの入口に使います。
お客様のLINEグループに参加して、ご相談をCRMに自動記録します。スタッフ専用グループの目印登録もこちら。
締結・決済・要対応などCRMからのお知らせは、上の「アラートの通知先」に登録したメールアドレスへ届きます。
通知ルート
通知先
CRMでの扱い
契約テンプレート管理
医師契約＝freeeサイン用テンプレート、顧客契約＝クリックラップ（契約リンクから規約同意）を管理します。リーガルチェック済みのテンプレートだけを利用中にします。
料金プラン管理
メイン契約プランの金額はStripeが正で、ここでは読み取り専用で確認します（変更はStripeダッシュボード）。
顧客別ページ
契約、担当、週次サマリー、対応履歴を顧客ごとにまとめて確認します。
スタッフ管理
運営管理者、医師、秘書、カウンセラーの稼働状況と滞りを確認します。
医師プール
上の「医師管理」に医師カードがあるため、ここでは件数サマリーだけを表示します。契約状態・アサイン可否の詳細は医師プールで確認します。
医師プール
契約状態、稼働可否、担当余力を見て、顧客アサイン前の抜け漏れを確認します。
医師のお申し込み
公開フォームからのお申し込みです。届くと同時にスタッフ登録と契約準備まで自動で進みます（同じメールの登録がある場合だけ「要確認」で止まります）。
医師候補一覧
現在は担当医師を全員主担当として扱います。専門医追加や上位プランの医師増員にも広げられる前提です。
タスク管理
顧客、担当者、期限、次の操作をまとめて確認します。
月次締め確認
送金前に、承認待ち、支払待ち、出力済みに分けて確認します。
担当者別タスク
入力フォームは増やさず、今あるタスクの滞りを見ます。
要対応ボックス
人の確認や対応が必要なものだけを集めます。会話全文を読む場所ではありません。
入るルール
通知・確認・タスク化で済むものは自動で入れ、台帳や契約を変えるものは受信箱で確認します。
返信遅れ、未アサイン、赤旗候補など。緊急度が高いものは目視前に入れます。
顧客や契約に影響しそうな外部情報は、受信箱で確認してから移動します。
対応者が決まったらタスク管理に送ります。確認済みになるまで要対応にも残ります。
要対応一覧
自動検知、受信箱からの移動、手動追加を分けて確認します。
医師マイページ
担当顧客、確認依頼、週次サマリーを迷わず処理します。
今日見るもの
担当医師として確認が必要なものだけをまとめます。
医師確認が必要な週次サマリー
確認後は秘書確認に戻ります。顧客公開は運営側で行います。
review側へのリンク
ライブラリー確認、review管理、review報酬はreview側で扱います。CRMでは顧客情報の権限と混ぜません。
担当顧客
3名主担当のチーム状況と、医師側で残っている確認をまとめます。
メールのリンクから開くマイページ（LINE常設アクセスは準備中）
顧客マイページ
CRM内の簡易プレビュー
本番の顧客マイページは mypage.leadersnote.jp。この画面はCRM内の簡易プレビューです。
こんにちは、顧客Aさん
確認中です
今週のまとめは、運営または医師の確認後に表示されます。
おすすめアクション
健康診断
今年の健康診断ファイルはまだアップロードされていません。
週次サマリー作成
AIが下書きを作り、秘書が確認し、必要なときだけ医師へ回します。
週次サマリー全体管理
今週どの顧客のサマリーが、どの段階で止まっているかを確認します。
LINE会話の対象範囲
下書き
報酬管理
月末締め、翌月末払いの明細を確認します。送金は外部で行います。
報酬ルール設定
医師、紹介者、カウンセラーの報酬額と発生条件を管理します。送金先口座は扱いません。
月次報酬明細
顧客からの決済とは分けて、支払う側の報酬明細だけを扱います。
顧客決済の受け皿
決済そのものは外部で行い、CRMは結果を受け取って開始チェックと要対応に反映します。
決済成功イベントを受け取り、顧客の支払い状態を更新します。開始チェックに反映されます。
決済失敗や未入金は要対応ボックスへ送り、顧客への確認タスクにつなげます。
顧客からの入金確認と、医師・紹介者・カウンセラーへの支払明細は別の状態として管理します。
権限管理
CRMロール、顧客担当、Review/Library側との連携状態を分けて確認します。
CRMを使う人を追加
秘書、カウンセラー、運営トップ、医師など、CRMへログインする人を追加します。
紹介者・外部協力者を追加
紹介者、外部協力者、ログインしない支払い先候補を登録します。CRMログインは作りません。
紹介者・外部協力者一覧
ログインしない関係者です。見込み客登録で紹介者として選べます。
スタッフ権限一覧
CRMの顧客閲覧権限と、Review/Library側への連携状態を分けて確認します。Reviewの詳細管理と報酬はReview/Library側で行います。
権限変更ログ
停止、再開、再招待の準備など、権限まわりの操作履歴を残します。
監査ログ
契約、支払い、権限、外部連携など、あとから説明が必要になる操作を確認します。
監査ログのルール
入力窓を増やさず、重要な操作の結果だけを自動で残します。
開始月、報酬、権限、契約送信に関わる操作は必ず記録します。
LINE、決済、freeeサインのイベントは、反映前後の状態を追えるようにします。
監査ログは運営管理者だけが見ます。日常業務の入力欄にはしません。
保管と出力
出力は管理者だけが実行できます。出力した事実も監査ログに残します。
監査ログを書き出す
秘密情報、会話全文、LINE ID、APIキーは含めず、操作メタデータだけをJSONで保存します。
会話ログ保管庫
原文は通常CRMに出さず、マスキング済みデータだけを分析用に取り出します。
操作履歴
重要操作の記録です。秘密情報や全文ログは表示しません。
会話ログ保管庫
LINEグループ会話を、原文保管、マスキング済みデータ、CRM反映の3層に分けます。
3層の考え方
日常運用では全文を読ませず、必要な情報だけを安全に使います。
マスキング済みデータの出力
出力できるのは分析用に加工したデータだけです。出力操作も監査ログに残します。
マスキング済みJSONを書き出す
年齢帯、性別、職業カテゴリ、相談テーマ、マスク済み抜粋だけを含めます。
深掘り用の会話パッケージを送る
（デモ機能・実データは送信されません）原本をサーバー側ルールで機械マスクし、個人情報なしを確認してからReview/Libraryへ送ります。
保管サンプル
事務局LINE経由で自動記録された会話です。原文そのものは表示せず、保管状態とマスキング済みの内容だけを出します（デモ環境ではデモ標本が混ざります）。
社内報(健康だより)制作パイプライン
顧客別の月次社内報を、同意→素材→制作→監修→本人確認→納品まで号単位で管理します。
号の全体管理
どの顧客のどの号が、どの段階で止まっているかを確認します。
社内報の同意
顧客ごとの同意状態です。記録・撤回は運営管理者のみ。撤回すると未納品の号は自動で見送りになります。
カウンセリング予約
カウンセラーの空き枠を登録し、Web・LINE申込みボット・パフォーマンスチェックの各窓口から確定した予約を一覧・操作します（メール一致で既存顧客に自動紐付け）。
あなたの受付設定
固定のWeb会議URL(https)を登録します。予約確定のご案内（メール／LINE）にこのURLが記載されます。
空き枠の管理
時間をクリックで登録/削除します。予約済み(青)の枠は削除できません(先にキャンセル)。
空き登録なし
受付中(クリックで削除)
予約済み
今後の予約
本日の予約はハイライトされます。顧客ページ・実施済み/未参加/キャンセルの記録ができます。確定メール・前日／当日リマインドは自動送信されます（追加の連絡は不要です）。
本番準備
本番稼働後の定期点検（環境・外部連携・権限・監査・法務）を確認します。
使い方
ここでは秘密情報を入力しません。Renderや各サービスに入れた設定がそろっているかだけを見ます。
APIキー、Webhook Secret、Service Role KeyはRenderやSupabaseに直接入れます。
本番DB、LINE公式アカウント、freeeサイン、決済はステージングと別にします。
事務、運用、医療、代表が残タスクを定期的に共有します。
チェックリスト
点検台帳（環境・外部連携・権限・監査・法務）を読み取り専用で表示します。状態の更新は管理SQL／管理手順で行います。
3トップ確認
事務、運用、医療のトップが見るべき滞りを分けて確認します。
今すぐ見るもの
要対応、未完了タスク、契約、解約、医師確認をトップ別に自動で拾います。
トップ別の確認事項
システムロールではなく、人間の責任分担として見ます。
介入メモ
トップが誰に何を指示したかを短く残します。