運営CRM
運営管理者
今日見るべきこと
未対応、医師アサイン、契約、週次サマリーをまとめて確認します。
運用抜け漏れチェック
契約、LINE、週次、資料、継続、報酬、3トップ確認の残りをまとめます。
今日やること
担当者ごとに、今日見るべき顧客と作業をまとめます。
継続・解約フォロー
無料相談後、初週フォロー、継続提案、解約希望を見落とさないための一覧です。
健康診断・資料確認
顧客がアップした資料や、依頼漏れになりやすい健康診断確認をまとめます。
開始前に止まっている顧客
契約、支払い、医師、LINEのどこで止まっているかをまとめて確認します。
今日見る顧客
全件
対応履歴
次に見る人が最初に読むメモです。
今日のタスク
担当者が次にやることだけを表示します。
顧客一覧
すべての顧客をスプレッドシートのように並べ、ステータスと次の作業をざっくり確認します。
一覧
検索、ステータス、流入元で絞り込めます。連絡先やLINE IDは表示しません。
| 顧客 | 状態 | 同意 | 契約 | 支払い | 医師3名 | LINE | 開始OK | 次にやること | 操作 |
|---|
連携受信箱
LINE、LP、契約、決済から来た情報をここで受け止めます。顧客台帳へ直接流し込む前の確認場所です。
受け皿のルール
外部連携はまず受信箱に入れ、確度と重要度を見てからCRMへ流します。
LINE、LP、freeeサイン、決済から来た情報を一箇所に集めます。
自信が低いもの、顧客状態を変えるもの、通知すべきものを人が見ます。
入力窓を増やさず、既存のタスク管理や要対応ボックスに送ります。
送信前確認一覧
作成操作は顧客別ページから行います。ここでは外部連携に関係する準備状況だけを確認します。
契約進行ボード
送信前確認、トップ確認、freeeサイン送信後の締結待ちをまとめて確認します。
LINE開始準備ボード
顧客招待前のコード発行、グループ連携、顧客招待、開始案内をまとめて確認します。
見込み客の取り込み
無料相談申込み、紹介、広告やメディア流入を、最初から顧客台帳に安全に載せます。
フォームから来た情報は見込み客として作成し、カウンセラーの日程確認タスクを自動で出します。
紹介者、連絡可否、紹介報酬の対象かを確認してから無料相談へ進めます。
LP広告、AIMEDバナー、将来の医療機関紹介は流入元として保存し、報酬や分析に使います。
通しテスト
ダミー顧客で、見込み客登録からサービス開始OKまでを一気通貫で確認します。本番送信や外部API送信は行いません。
見込み客登録、無料カウンセリング、β版同意記録、契約書、無料β支払い不要、医師3名、LINE連携、開始案内、開始OK。
実データ、LINE ID、契約書送信、決済送信、外部API送信は使わず、監査ログつきのダミー操作だけを行います。
ステージングではリセットSQLとseed SQLを使い、同じ初期状態から何度でも流れを確認します。
外部イベント
全文やIDを並べず、運用判断に必要な要約だけを表示します。
設定
契約テンプレート・料金プラン・LINE通知ルートなど、運営の設定をまとめています。受信箱は「外から届いたものの確認」に専念します。
二段階認証(セキュリティ)
認証アプリ(Google Authenticator等)の6桁コードで、ログインを二重に守ります。
読み込み中…
LINE通知アカウント
本番では顧客向け、医師・運営向け、管理者通知を完全に分けます。
顧客通知、マイページ入口、週次サマリー公開通知、開始案内だけに使います。
医師確認依頼、アサイン打診、要対応通知、ライブラリーBot検索に使います。
Webhook失敗、決済失敗、freeeサイン異常、権限変更などのシステム通知に使います。
通知ルート
通知先
CRMでの扱い
契約テンプレート管理
リーガルチェック済みのfreeeサイン用テンプレートだけを利用中にします。
料金プラン管理
契約書PDFと契約・開始条件で使う月額プランとオプションを管理します。
顧客別ページ
契約、担当、週次サマリー、対応履歴を顧客ごとにまとめて確認します。
スタッフ管理
運営管理者、医師、秘書、カウンセラーの稼働状況と滞りを確認します。
医師プール
詳しい契約状態とアサイン可否は、医師プールで確認します。
医師プール
契約状態、稼働可否、担当余力を見て、顧客アサイン前の抜け漏れを確認します。
医師候補一覧
ローンチ時は担当医師を全員主担当として扱います。将来、専門医追加や上位プランの医師増員にも広げられる前提です。
タスク管理
顧客、担当者、期限、次の操作をまとめて確認します。
月次締め確認
送金前に、承認待ち、支払待ち、出力済みに分けて確認します。
担当者別タスク
入力フォームは増やさず、今あるタスクの滞りを見ます。
要対応ボックス
人の確認や対応が必要なものだけを集めます。会話全文を読む場所ではありません。
入るルール
通知・確認・タスク化で済むものは自動で入れ、台帳や契約を変えるものは受信箱で確認します。
返信遅れ、未アサイン、赤旗候補など。緊急度が高いものは目視前に入れます。
顧客や契約に影響しそうな外部情報は、受信箱で確認してから移動します。
対応者が決まったらタスク管理に送ります。確認済みになるまで要対応にも残ります。
要対応一覧
自動検知、受信箱からの移動、手動追加を分けて確認します。
医師マイページ
担当顧客、確認依頼、週次サマリーを迷わず処理します。
今日見るもの
担当医師として確認が必要なものだけをまとめます。
医師確認が必要な週次サマリー
確認後は秘書確認に戻ります。顧客公開は運営側で行います。
review側へのリンク
ライブラリー確認、review管理、review報酬はreview側で扱います。CRMでは顧客情報の権限と混ぜません。
担当顧客
3名主担当のチーム状況と、医師側で残っている確認をまとめます。
LINEから開いた画面
顧客マイページ
後で重点的に整える画面
エグゼクティブ感とプレミアム感は、サービス名とブランド決定後に作り込みます。
こんにちは、顧客Aさん
確認中です
今週のまとめは、運営または医師の確認後に表示されます。
おすすめアクション
健康診断
今年の健康診断ファイルはまだアップロードされていません。
週次サマリー作成
AIが下書きを作り、秘書が確認し、必要なときだけ医師へ回します。
週次サマリー全体管理
今週どの顧客のサマリーが、どの段階で止まっているかを確認します。
LINE会話の対象範囲
下書き
報酬管理
月末締め、翌月末払いの明細を確認します。送金は外部で行います。
報酬ルール設定
医師、紹介者、カウンセラーの報酬額と発生条件を管理します。送金先口座は扱いません。
今すぐ見るもの
要対応、未完了タスク、契約、解約、医師確認をトップ別に自動で拾います。
月次報酬明細
顧客からの決済とは分けて、支払う側の報酬明細だけを扱います。
顧客決済の受け皿
決済そのものは外部で行い、CRMは結果を受け取って開始チェックと要対応に反映します。
決済成功イベントを受け取り、顧客の支払い状態を更新します。開始チェックに反映されます。
決済失敗や未入金は要対応ボックスへ送り、顧客への確認タスクにつなげます。
顧客からの入金確認と、医師・紹介者・カウンセラーへの支払明細は別の状態として管理します。
権限管理
CRMロール、顧客担当、Review/Library側との連携状態を分けて確認します。
CRMを使う人を追加
秘書、カウンセラー、運営トップ、医師など、CRMへログインする人を追加します。
紹介者・外部協力者を追加
紹介者、外部協力者、ログインしない支払い先候補を登録します。CRMログインは作りません。
紹介者・外部協力者一覧
ログインしない関係者です。見込み客登録で紹介者として選べます。
スタッフ権限一覧
CRMの顧客閲覧権限と、Review/Library側への連携状態を分けて確認します。Reviewの詳細管理と報酬はReview/Library側で行います。
権限変更ログ
停止、再開、再招待の準備など、権限まわりの操作履歴を残します。
監査ログ
契約、支払い、権限、外部連携など、あとから説明が必要になる操作を確認します。
監査ログのルール
入力窓を増やさず、重要な操作の結果だけを自動で残します。
開始月、報酬、権限、契約送信に関わる操作は必ず記録します。
LINE、決済、freeeサインのイベントは、反映前後の状態を追えるようにします。
監査ログは運営管理者だけが見ます。日常業務の入力欄にはしません。
保管と出力
出力は管理者だけが実行できます。出力した事実も監査ログに残します。
監査ログを書き出す
秘密情報、会話全文、LINE ID、APIキーは含めず、操作メタデータだけをJSONで保存します。
会話ログ保管庫
原文は通常CRMに出さず、マスキング済みデータだけを分析用に取り出します。
操作履歴
実データではなく、ダミーデータの操作記録です。秘密情報や全文ログは表示しません。
会話ログ保管庫
LINEグループ会話を、原文保管、マスキング済みデータ、CRM反映の3層に分けます。
3層の考え方
日常運用では全文を読ませず、必要な情報だけを安全に使います。
マスキング済みデータの出力
出力できるのは分析用に加工したデータだけです。出力操作も監査ログに残します。
マスキング済みJSONを書き出す
年齢帯、性別、職業カテゴリ、相談テーマ、マスク済み抜粋だけを含めます。
深掘り用の会話パッケージを送る
ダミー原本をサーバー側ルールで機械マスクし、個人情報なしを確認してからReview/Libraryへ送ります。
保管サンプル
ダミーデータです。原文そのものは表示せず、保管状態とマスキング済みの見本だけを出します。
本番準備
本番公開前に、環境、外部連携、権限、監査、法務の抜けを確認します。
使い方
ここでは秘密情報を入力しません。Renderや各サービスに入れた設定がそろっているかだけを見ます。
APIキー、Webhook Secret、Service Role KeyはRenderやSupabaseに直接入れます。
本番DB、LINE公式アカウント、freeeサイン、決済はステージングと別にします。
事務、運用、医療、代表が本番移行前に残タスクを共有します。
チェックリスト
ダミー状態です。実装時はCI、Render、Supabase、外部Webhookの状態とつなげます。
3トップ確認
事務、運用、医療のトップが見るべき滞りを分けて確認します。
トップ別の確認事項
システムロールではなく、人間の責任分担として見ます。
介入メモ
トップが誰に何を指示したかを短く残します。